Consignez et classez selon votre politique d'archivage

Dîtes oui à l'archivage électronique !

Avec plus de 20 milliards de données dématérialisées chaque année, la question du stockage et de la pérennité de ces données se place au cœur des stratégies des entreprises.

Cette volumétrie considérable qui pèse sur les systèmes d’information des entreprises a des conséquences directes sur les performances des applications :  
– Monopolisation des infrastructures physiques
– Disponibilité et temps de réponses allongés.

Le volume croissant des données internes est jugé à 61%* par les organisations françaises comme étant leur problématique n°1.

Quels contrôles, quelle traçabilité pour ce volume exponentiel de documents manipulés au quotidien en provenance de diverses sources ?

Parallèlement, il y a l’archivage papier des documents qui doit faire face à plusieurs contraintes : 

– Le stockage de documents papier prenant de la place et pouvant s’avérer très coûteux 
– Le classement des documents nécessitant un temps important
– La recherche des documents archivés, tributaire d’un classement bien effectué au départ
– Une sécurité constamment menacée, notamment en cas d’incendie où les documents archivés seraient entièrement détruits et impossible à reconstituer

Pour répondre à ces exigences et ces contraintes, nous avons développé des outils autour de la confiance numérique : signature électronique, SAE et GED. Et L’archivage électronique à valeur légale étant soumis à une forte réglementation légale et juridique, exige une grande réactivité. C’est là que nous intervenons, à travers nos solutions, pour vous permettre de toujours garder une longueur d’avance !

*Enquête réalisée par serdaLAB et menée auprès de 300 organisations françaises

 

PÉRENNITÉ, INTÉGRITÉ, TRAÇABILITÉ, DISPONIBILITÉ GARANTIES !

UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE COMPLET

– Dépôt de tout type de fichiers : PDF, documents numérisés, images, etc.

– Consultation de partout et à tout moment des fichiers déposés.

– Communication d’une archive à une tierce personne, pour preuve ou tout autre motif, tout en garantissant l’intégrité du document archivé.

– Planification de campagnes de destruction régulières des archives en fin de vie.

 

 

UN INTÉGRITÉ RENFORCÉE

Une procédure de versement fortement contrôlée : vérification antivirus, confrontation du format avec la politique d’archivage, validation de la conformité du fichier,        constitution et contrôle des métadonnées, etc.

Une fois déposé et signé, le document est scellé et ne peut en aucun cas être modifié.

Émission d’attestations pour tout événement relatif à la conservation des archives (Dépôt, Communication, Restitution, Destruction, etc)

Toutes connexions et tentatives de connexions à ADELIS sont enregistrées et remontées sous la forme d’alertes paramétrables.

UNE PÉRENNITÉ GARANTIE

– Intégration des formats de conservation normalisés et standardisés.

Veille technologique permanente pour assurer la lisibilité du document durant toute sa durée de vie.

– Accompagnement dans la démarche de conversion des fichiers dont le format est devenu obsolète.

 

UNE TRAÇABILITÉ SANS FAILLE

Différents journaux de preuves disponibles :

Le Journal de cycle de vie des archives : conserve l’ensemble des opérations ayant lieu entre un tiers et le système d’archivage (création, modification, suppression).

Le Journal des événements retrace les opérations réalisées par le système d’archivage.

 

UNE CHAÎNE D’ARCHIVAGE COMPLÈTE ET SÉCURISÉE POUR MAÎTRISER SUR LE LONG TERME LES RISQUES EN MATIÈRE DE PREUVES

Un logiciel qui place la confiance numérique au cœur de son fonctionnement. Vous êtes assuré que le document archivé garde la même valeur que le document versé pendant toute la durée de conservation.

La sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires qui permettent une meilleure réponse aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes et évolutives.

Des informations de suivi centralisées sur des tableaux de bord, pour un accès rapide. Elles permettent d’assurer la traçabilité, de garantir l’intégrité et la conformité de l’archive à tout moment.

L’assurance que la protection des documents archivés électroniquement sera simplifiée et plus économique.

Un accompagnement vers une digitalisation maîtrisée.Nous intervenons sur l’ensemble de la chaîne de traitement des contenus : numérisation, stockage, signature et archivage. Ainsi, vous pouvez lier ADELIS à notre solution de gestion électronique de documents NEOGED ou encore intégrer notre connecteur de signature électronique pour authentifier l’auteur de vos fichiers.

Une solution interopérable qui dispose de connecteurs pour s’interfacer avec vos applications métiers.

Vos données hébergées sur des serveurs en France, sous la protection de la législation française en matière de sauvegarde.

Toujours avoir une longueur d’avance, car dans un contexte réglementaire stricte et évolutif, l’archivage demande une grande réactivité. Ainsi, grâce au mode SaaS votre système d’archivage restera toujours conforme en cas d’évolutions légales ! Le mode SaaS vous dispense aussi de la certification de votre propre système informatique, un processus qui peut s’avérer long et coûteux.

SOLUTION COMPLÉMENTAIRE : DÉCOUVREZ NEOGED

OPTEZ POUR UNE GESTION DOCUMENTAIRE 100% DÉMATÉRIALISÉE EN ASSOCIANT ADELIS À NEOGED NOTRE SOLUTION DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Utilisez conjointement la GED pour le stockage des documents “courants” pendant leur phase de création, leur partage, le versionning, la validation et la diffusion ; et le SAE pour la conservation de documents finalisés devant être archivés.

En combinant les 2 solutions : NEOGED & ADELIS, vous bénéficierez d’un “guichet unique” qui permettra à vos collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des documents numériques de l’entité.

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